Nuevo reglamento de registro horario: cómo afectará a las empresas

El futuro Reglamento que desarrollará el registro de jornada supondrá un cambio profundo en la forma de controlar el tiempo de trabajo. El objetivo es claro: dejar atrás los registros informales y garantizar que la jornada real quede recogida de manera objetiva, trazable y accesible. Aunque aún no está en el BOE, es el momento de revisar sistemas y protocolos internos.

Digitalización obligatoria del registro

El registro deberá realizarse por medios digitales en el centro de trabajo o accesibles desde él. Las hojas en papel, excels sin control o plantillas que permiten modificar datos sin rastro dejarán de ser válidas. Podrá utilizarse un sistema alternativo, pero solo si cumple los principios de objetividad, fiabilidad y accesibilidad y está respaldado por un informe de persona técnica competente.

No basta con descargar “una app cualquiera”. La herramienta tendrá que garantizar autenticidad de los fichajes, trazabilidad de los cambios y resistencia a manipulaciones. De lo contrario, el sistema podrá considerarse no fiable ante una actuación de la Inspección de Trabajo.

Contenido mínimo del nuevo registro horario

El proyecto detalla un contenido mínimo amplio que todas las empresas deberán recoger, entre otros:

• Inicio y fin de la jornada, con hora y minuto.

• Pausas e interrupciones registradas también con hora y minuto.

• Si el trabajo es presencial o a distancia.

• Horas ordinarias, extraordinarias o complementarias.

• Tiempos de espera, disponibilidad y desconexión digital.

• Totales diarios y mensuales.

• Identificación y autoría de cada modificación.

Las pausas y tiempos de disponibilidad pasan a ser elementos clave. Si la empresa no los controla, la Inspección podrá recalcular horas efectivas y reclamar diferencias de salario o cotización.

Cómo deben realizarse los fichajes

El Reglamento refuerza el carácter personal del registro. Deberá hacerse de forma inmediata por quien trabaja, quedando prohibido fichar “a posteriori” o que un tercero introduzca los datos. Cualquier cambio exigirá autorización de la empresa y de la persona trabajadora, y en caso de discrepancia deberá informarse a la representación legal.

Si hay una incidencia técnica podrá usarse un medio alternativo, pero los datos deberán volcarse después al sistema principal para mantener la trazabilidad. Además, los registros deberán conservarse cuatro años y estar disponibles de forma inmediata en el centro de trabajo o accesibles desde él.

Protección de datos, accesos y protocolo interno

El sistema deberá cumplir el RGPD, aplicando criterios de minimización y proporcionalidad. La persona trabajadora podrá consultar sus datos y obtener copia, la empresa facilitará un resumen mensual con la nómina y la representación sindical tendrá acceso inmediato, mientras que la Inspección de Trabajo podrá revisar los registros, incluso de forma remota. En supuestos de conciliación o flexibilidad, será necesario anonimizar datos de terceros.

Más allá de la herramienta, el proyecto obliga a disponer de un protocolo interno de organización del registro: cómo se fichan las entradas y salidas, cómo se gestionan las modificaciones y qué datos se recogen, así como la revisión periódica del sistema. Las personas trabajadoras deberán recibir formación específica, que tendrá la consideración de tiempo de trabajo efectivo. En subcontratas, multiservicios y ETT será esencial definir por escrito quién asume la obligación de registro y garantizar que éste se realiza en el propio centro de trabajo.

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